E-Rechnung verstehen und sicher in den Ablauf bringen

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss EN 16931 entsprechen oder eine richtige und vollständige Extraktion der erforderlichen Angaben in ein entsprechendes oder interoperables Format ermöglichen. XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 sind verbreitete Formate. Ein eingescanntes oder klassisch erzeugtes PDF erfüllt diese Anforderung nicht.

Nein. Ein klassisches PDF gilt seit dem 1. Januar 2025 als sonstige Rechnung, weil es keine strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten enthält. ZUGFeRD ist die Ausnahme: Dort ist in eine PDF/A-3-Datei eine XML-Datei eingebettet, die den strukturierten Datensatz trägt. Ausschlaggebend ist, ob verarbeitbare Daten enthalten sind, nicht die Dateiendung.

Für Umsätze, für die die Pflicht gilt, entscheidet der Gesamtumsatz des Vorjahres über den Stichtag. Liegt der Umsatz 2026 über 800.000 Euro, endet die allgemeine Übergangsregel am 31. Dezember 2026. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro endet sie am 31. Dezember 2027. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen. E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nach § 34a UStDV von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen. Von der Empfangspflicht sind sie jedoch nicht befreit: Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können und mindestens deren strukturierten Teil in ursprünglicher Form aufbewahren.

Für den rein technischen Empfang genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Damit ist der Prozess aber nicht abgeschlossen. Prüfung, Freigabe, Buchung und die unveränderte Archivierung des strukturierten Originals müssen zusätzlich geregelt sein. Genau an diesen Übergängen entstehen in der Praxis die meisten Lücken.

Für Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei E-Rechnungen ist mindestens der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren. Eine reine PDF-Sichtkopie oder ein Ausdruck allein genügt dafür nicht.

Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro nach § 33 UStDV, Fahrausweise nach § 34 UStDV sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Ebenfalls nicht betroffen sind Rechnungen an private Endkunden und Leistungen an Empfänger im Ausland. Die Pflicht gilt für inländische Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtkomponente und im B2G-Bereich weit verbreitet. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Beide Formate können die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen. ZUGFeRD ist sinnvoll, wenn Empfänger die Rechnung zusätzlich am Bildschirm lesen wollen.

Nicht automatisch. Viele verbreitete Systeme bringen E-Rechnungsfunktionen bereits mit, sie sind nur nicht konfiguriert oder nie getestet worden. Vor einer Ersatzinvestition lohnt ein praktischer Test mit einer repräsentativen echten Rechnung entlang der gesamten Strecke von der Erzeugung über die Validierung bis in die Archivierung.

Ja. Für EDI-Verfahren gilt bei Zustimmung des Empfängers eine eigene Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027, unabhängig vom Umsatz des Unternehmens. Ab 2028 müssen aus dem EDI-Verfahren die nach der Norm erforderlichen Angaben in einem konformen Format extrahierbar sein.

Die Leitweg-ID ist eine Adressierungskennung für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Ob sie erforderlich ist und wie sie verwendet wird, gibt der jeweilige Auftraggeber vor. Im B2B-Bereich ist sie umsatzsteuerlich nicht erforderlich.

Erfüllt eine Datei die Anforderungen an das strukturierte Format nicht, gilt sie als sonstige Rechnung. Ist für den Umsatz eine E-Rechnung vorgeschrieben und greift keine Übergangsregel oder Ausnahme, sollte eine korrekte E-Rechnung ausgestellt werden. Eine Validierung kann Formatfehler vor dem Versand sichtbar machen.

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